引用元:その神経がわからん!その45

751名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)02:37:53 ID: ID:TFZ

私は総務課で働いており、申請を受けて書類を受理したり送付したりするんだけど
メールの文章が雑な人が多くて最近もイライラしている。特に男社員は酷い

例えばウチでは有給を取得するのに休暇申請書が必要なんだけど
休暇届の申請書類を申請するので送って下さいとかメールに書いていればまだ良い方で
「有給休暇届けお願いします」だの「休暇書類を下さい」だの、総務を小間使いな何かと
勘違いしている様な乱暴な文章のメールが届いてくる。
大体ウチに、「休暇書類」なんて書類は無い!

だから文面の整ってないメールには返信せず書類も送らないんだけど
そうすると再度似たような文面でメール送ってきたり、
本社の社員だとわざわざ総務課を訪ねてきたりしてその対応も鬱陶しい

酷い奴になると恐らく以前コピーした書類を勝手に送りつけてくる始末
(ウチでは申請をする場合はその都度申請を総務課で受理して書類を受け取ってからで無いといけない)

多分許可は口頭で取ってあるんだろうけど、上司の許可と署名が必要なのに勝手に書いてあったりと
ルール違反の甚だしい

さすがにルール違反だと受理したこちらが後で困る事があるので、申請は無かったものとしている
社内規則に反しない為にはこうするしか無かったりもするけど




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752名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)02:59:45 ID: ID:TFZ

別課の社員から逆ギレクレーム入る時あるけど、上司も概ね同様の方針の為
他課からのクレームは気にしないで良いと言ってくれている。
そういう風に私はやっていたんだけど、ここ最近になって同じ総務課の同僚から
文句を言われる様になってしまった…

何でも総務課でも私や上司に申請をしても通らないので困ると、
それで基準が緩すぎる(私的には)同僚の方に各種申請が集中する様になり
対応だけで仕事が大変で、彼女個人が受け持っている業務に支障を来たしており
元を辿れば私のせいだ、とハッキリ言われ険悪になり、最近では必要な事ですら
メッセンジャーで伝えられ、直接会話をする事すら滅多にない

メールすらまともに書けない他課の男社員連中もスレタイだが
そんなのを注意する事すらせず勝手に相手にした挙げ句に
私に八つ当たりしてくる同様の方がタチ悪く感じる今日この頃…




753名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)03:33:25 ID: ID:pzu

>>751
そんだけトラブってるのに申請についての厳密な規則がないのは何故?
それともルールがあっても理解ができない烏合の衆なの?

総務へのメールのマナーも有給取得手続きの内の一つだということでメールの送り方をマニュアル化して社内に周知すればいいだけじゃないのかな
そして申請書のルールも今一度はっきり説明してさ

メールの送り方はこうです、申請のルールはこうです、ルールから外れた場合は如何なる理由があろうとも受理しませんって最初から決めておけば、
総務もイライラしなくなるし、他の課も二度手間がなくなるしwin-winだよ

今はあなたや上司の中だけで受理不受理が決まっちゃってるから他の課や同僚から不満が出るのであって、
明確なルールを提示すれば解決するのでは?




754名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)03:59:00 ID: ID:TFZ

>>753
規則はちゃんとあって違反しているのは受理しないんですが
同僚のA子みたいなのが多少整ってなかったり乱暴なメールでの
申請でも通してしまい、それでも通ると思い込んでるのが多いみたいです
特に若手は男女問わずって感じで…

会社規則もロクに読まずに申請や許可を求めてくるのも大概ですが
そんなのを助長するA子みたいなのも個人的に意味が分からない

申請のルール等は会社規則にも書いてあるし、定期的にメールの文例なども
周知しているのですが、なかなか理解しない出来ないのが多くて困ってます




755名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)05:48:12 ID: ID:G7t

>>754
上司に相談してるの?あなたと同じ方針ならきちんと対処してくれると思うんだけど。
総務課内だけでなく会社全体に周知するなどの動きが見えないのが不思議。




757名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)07:33:32 ID: ID:O0I

>>754
そこまで問題が多発しているのなら、
まず今のやり方が受け入れられていないものと見て、
やり方を見直すとかそっち方面にはいかないの?




756名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)07:13:56 ID: ID:lpT

申し訳ないが、社内のお金の絡まない申請関係は仕事の優先度重要度としてかなり下に位置するので、このままだといつまでたっても「忙しいのにどうでもいいことイチャモンつけんなよ」とヘイト溜められるだけで終わりかと。

申請書を申請して貰うなんていう二度手間を無くすわけにはいかないのかな。




759名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)08:24:30 ID: ID:zn1

「休暇申請書」と正式名じゃなくても
休暇届の申請書類、有給休暇届、休暇書類
どれだって意味通じるだろ?使えねえなって思われてるだけだよ

他にも申請書類があるだろうから
表にしてコピペして必要なものに丸とかつけて返信して貰えばいいんじゃないの?




760名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)08:30:38 ID: ID:HCF

自分は中小にいて有給申請書も専用のがあるけど会社のトレーから「自由に」持っていける
申請するとアナログな感じで自分→上長→支社長→社長(本社)と印をもらわなきゃならんから面倒は面倒だけど
最悪事後でも申請が可能だし
上長に提出すれば上長が印押して専用のトレーに入れてくれて後は事務の人が対応してくれるから
書類を書いて提出すればいいだけなのは助かってるけどね

自分語りですまんが「文面をきちんとしたメール書いて送らないと申請書が貰えない」っていうのが問題じゃないかと
あなたのやってることは間違ってないけどそもそもの会社の有給申請フローやシステムに問題も結構あると思う
結構大きな会社みたいなのにそこだけ何故かシステム化されてないのと
細かい部分で厳密にルール決めされてるが故にアナログの利点である融通な対応も出来ず結果的に総務課の仕事が増えちゃってる感じ

会社それぞれ「このルール何?」って首かしげるフローやシステムは結構あるしそれを変えるのは難しいこともあるのは理解できるけど
あなたもA子もいがみ合う前にそこを「どうにかなりませんかねー」と声上げるだけで少し違ったんじゃないかと思ってしまう
仕事っぷりは申し訳無いけどどっちもどっちだよ
側から見ると「総務課その前にやる事あるでしょ」っていう感じ
だって総務課ってそういう仕事なんじゃないの?
現に自分の会社の事務の人は限られた時間の中で仕事こなしつつ
本社と連携取って無駄のないフローも考えて少しずつ変えてくれてるし

みんなの会社ってどうなんだろう?
グループウェアをフローに使うとか、それだけでも随分違う気もするんだけどなー




761名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)08:34:11 ID: ID:zn1

今はよく使う申請書類は自分でダウンロードするもんだと思う
有給をメールで申請するシステムがあるのかと思ったよ




762名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)11:04:26 ID: ID:vLV

仕事なのに雑な言葉遣いのメールはありえないけど
仕事なのにメールの返信すらしないのもありえない




769名無しさん@おーぷん2018/10/04(木)20:34:23 ID: ID:d8U

メール返信すらしてないなら
あなたは会社中から仕事しない人と認識されているのでは?




773名無しさん@おーぷん2018/10/05(金)06:32:30 ID: ID:FHj

>>759
書類の名前ぐらいちゃんと書いて貰わないと…って思いますね
私自身が仕事にはきっちりしたい人間なのもありますが
意味が通じるからと他人に甘えて適当な申請をする人が
神経分からんというか許せない




774名無しさん@おーぷん2018/10/05(金)06:37:36 ID: ID:dkH

>>773
誰?
昨日の人ならID変わってるんだから初レス番号書くのがここのお約束なんだけど。




775名無しさん@おーぷん2018/10/05(金)07:08:06 ID: ID:bbi

>>773
会社のルールは守るのが当たり前だけど、現場って忙しい事が多い
総務のようなバックヤードと現場では大事にしたい事が違っていることもままある

休暇届の用紙ぐらい分かるんだったらさっさと送ってあげればいいのに
休暇の種類ごとに用紙が違っててきちんと申請してもらわないと間違えるとかで
違うの送って文句言われたらちゃんと書いてないからって言い返したらいいだけ

返信もしないってそれはそれでサボってるって思われても仕方ない
誰かも言ってたけど、用紙を申請することを厳格化して休暇取得のハードルを上げる
のが会社の方針なの?
そうじゃないなら、バックヤードのくせになんだか小煩いKYな奴




776名無しさん@おーぷん2018/10/05(金)08:11:39 ID: ID:SQ3

>>773
私も事務の人間だから多部署のざっくりとしたお願いや申請になってない申請に対応したくない気持ちは分かる
けど他の人の書き込みにもあるけど申請を拒否することとメールを無視するのは同義じゃない

あと、これは自分も総務の仕事してるから個人的な質問なんだけど届けの取得にメール申請が必要な点をどう思ってるのか聞きたい
会社も色々あるけどそういう申請書類は基本社員が自由にダウンロードもしくは原本を取得可能なところが多い
すぐにルール変えるのは無理だろうけどそこが変わるだけであなたのイライラは9割消えると思う
>>775が書いてるような理由が明確にあるならともかく
事務方だって忙しいのに第三者から見ると無駄な事で時間食って空気も悪くなってる印象がある




777名無しさん@おーぷん2018/10/05(金)09:07:30 ID: ID:TxW

いちばん仕事を甘く見てるのは>>773だよね
必要とされる書類を提供するという簡単なことすらまともにできない
相手が取引先やユーザーであったら、そんな些細なことに拘ってメールを無視するなんてありえないけど
相手が社内の人間だということに甘えて、どうでもいい自分の拘りを仕事より優先させてる

きっちりしたいんじゃなく、自分の感情を仕事に持ち込む傲慢な人ってだけ




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